GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Amaç

MADDE - 1: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün temel işlevi, belediye iş ve işlemleri ile ilgili olarak ilçe halkı ile yönetim arasında sağlıklı bir iletişim ve diyalog kurulmasına yardımcı olmak, belediye çalışmalarıyla ilgili olarak ilçe halkına bilgiler aktarmak, vatandaşlarımızın, belediye çalışmalarına ilişkin düşünce ve taleplerine yanıt vermek, amacın gerçekleşmesi için kitle iletişim araçlarından önemli ölçüde yararlanmak, Belediyenin yaptığı hizmetlerin fotoğraf ve kamera kayıtlarının alınıp haber yapılması, arşivlenmesi, yerel ve ulusal basında yayınlanmasını yürütmek, hizmetleri tanıtıcı basılı ve görsel materyallerin hazırlanması, Belediyenin bilgi edinme ile ilgili işlemlerini yürütmek.

Kapsam

MADDE - 2: Bu yönetmelik Türkoğlu Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün görev, yetki ve sorumlulukları ile kuruluş esaslarını, çalışma yöntem ve ilkelerini kapsar.

Dayanağı

MADDE - 3: Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu‘nun 15. Madde (b) bendi ile aynı kanunun 49. Maddesi uyarınca hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE - 4 : Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

• Belediye : Türkoğlu Belediyesi’ni,
• Başkan : Türkoğlu Belediye Başkanı’nı,
• Müdür : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’nü, • Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ‘nü,
• Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,
• Cimer : Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi’ni ifade eder.

Temel İlkeler

MADDE - 5: Türkoğlu Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik ve duyarlılık, d) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, f) Hizmette ırk, din, sınıf ve unvan farkı gözetmeden insan odaklılık ve eşitlik, 2 g) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, h) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

KURULUŞ, PERSONEL, YETKİ, SORUMLULUK ve GÖREVLER

 Kuruluş

MADDE - 6: 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun ‘Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ’ gereğince kurulmuştur.

Yetki

 MADDE - 7: Müdürlük; ilgili mevzuat ile kendisine verilen görevler ile bu yönetmelikte sayılan görevleri yapmaya yetkilidir.

Sorumluluk

MADDE - 8: Müdürlük; Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısı tarafından verilen görevleri bu yönetmelik ve ilgili mer´i mevzuat çerçevesinde gereken itina ve çabuklukla yapmak, hizmetlerin planlı, programlı, etkin ve uyum içinde yürütülmesini sağlamakla sorumludur.

Görevler

MADDE - 9: Türkoğlu Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ nün görevleri;

Türkoğlu Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda,

1- Başkan takibi ve Belediye birimlerinin her türlü hizmet ve faaliyetlerini tanıtımı amacıyla yazılı, görsel, sanal basın-yayın yoluyla kamuoyuna tanıtmak, basın toplantıları düzenlemek, billboard, Led, banner, plaket, giydirme, afiş, basın bülteni, dergi ve broşür tasarımlarını hazırlamak hazırlayıp yayınlamak, duyuruları yapmak.

2- Belediye birimlerinin hizmet ve faaliyetlerine ilişkin sanal, yazılı, görsel basında çıkan haberlerin takip ve tespitini yapmak, bu haberleri cins ve konularına göre sınıflayarak arşivlenmesini sağlamak.

3- Belediye yönetiminin izlediği politikalarının halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanmasından, halkında yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmekten, bu amaçla toplantı, anket, ziyaret, tanıtım ve benzeri faaliyetleri yapmak, İhtiyaçlı vatandaşlarımızın dilekçelerini değerlendirmek, belediyemize ziyaret ve benzeri sebeplerle gelenlerin sorunlarının hızlı ve tam olarak çözülmesi için gerekli çalışmaları koordine etmek, İhtiyaçlı vatandaşlarımızın isteklerini değerlendirmek ve ev ziyaretlerinde bulunmak. CİMER, Bilgi Edinme ve  Web Sayfasından gelen her tür istek, şikâyet ve sorunlara çözüm yolları bulmak veya ilgili Müdürlüklere yönlendirmek.

4- Belediye Başkanı’nın ve/veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında yukarda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası bağlamında: görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle belediye başkanına veya bağlı olduğu başkan yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.

A- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görev ve Yetkileri:

1- Müdürlüğü Başkanlığa ve diğer birimlere karşı temsil eder,

2- Müdürlüğünün harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin disiplin amiridir. Müdürlüğün yönetiminde yetkili ve sorumludur. Müdürlüğün stratejik planı, bütçesi ve çalışma planını hazırlar veya hazırlattırır. Müdürlüğü; stratejik plan, bütçe ve program doğrultusunda sevk ve idare eder.

3- Personelin gizli sicillerini doldurmak; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak. Birim Personelinin işe devam ve devamsızlığını kontrol etmek.

4- Müdürlük ile diğer müdürlükler ve birimler arasında koordinasyonu sağlar.

5- Müdürlüğün; görev ve hizmetlerinin zamanında, verimli, düzenli ve eksiksiz yapmalarını sağlamak için gerekli koordinasyon ve görev dağılımı yapmakla görevlidir. Müdürlük için gerekli personel ve diğer ihtiyaçlara ilişkin talepte bulunur.

6- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar, belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konuları en kısa zamanda belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan sorumludur.

7- Kar amacı gütmeyen kurum ve kuruluşların idaremizce uygun görülen ihtiyaçlarının giderilmesinde müdürlüğün görev alanları ile ilgili kısımlarını koordine eder.

8- Yukarıda sayılanların dışında Belediye başkanı ve ilgili Başkan Yardımcısı tarafından kendisine verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve ilgili mevzuatın kendisine verdiği her türlü görevi yapmaya yetkili ve sorumludur.

B- Evrak Kalem Biriminin görevleri aşağıda sayılmıştır:

1. Belediyenin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutları ile ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve Halkla İlişkiler stratejisinin belirlenmesi.
2. Müdürlüğe gelen ve giden evrakları kaydetmek, kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, dağıtımını gerçekleştirmek, günlük evrakların süresi içerisinde neticelendirilmesi için gerekli takibi ve arşivlenmesini yapmak.
3. Personelin; yıllık izin, disiplin, görevlendirme gibi özlük işlemleriyle ilgili her türlü yazışmaları yapılmak.
4. Mal ve hizmet satın alınması ve ödemesi ile ilgili ihale işlemleri, ödeme emirleri, TMY, piyasa araştırması, tekliflerin hazırlanması, muayene komisyonunun hazırlanması ile ilgili iş ve işlemleri yapmak.
5. Müdürlük için gerekli malzeme ve demirbaşların temini hususunda ilgili müdürlüklerle yazışmalar yaparak malzemelerin temini, ilgili kişilere dağıtımı ve stoklama işlemlerini yürütmek. Muhafazasında gerekli titizliği göstermek.
6. CİMER den gelen dilek ve şikâyetleri, ilgili birimlere üst yazı ile bildirmek, cevaplarının en kısa sürede gelmesini sağlayarak CİMER e iletmek.
7. 4982 Sayılı BİLGİ EDİNME Hakkı Kanunu gereğince gelen dilek ve şikayetleri, ilgili birimlere üst yazı ile bildirmek ve cevapların en kısa sürede ilgilisine ulaşmasını sağlamak. Gelen tüm talepler yasal süresi içerisinde birimler arası yazışma ve koordinasyon sağlanarak zamanında cevaplandırmak.
8. Vatandaşların internet üzerinden talep ettiği başvuruları ilgili müdürlüklere dağıtılmasından ve gelen yanıtların vatandaşlara mail veya telefon yoluyla zamanında iletilmesinden sorumludur.
9. Vatandaşların basın yayın organlarında yer alan şikâyet, görüş ve önerilerini ilgili birimlere iletmek ve hassasiyetle takip etmek.
10. Müdürlüklerden gelen haftalık çalışma programlarını teslim almak basına bildirilmesi gereken konular hakkında haber yapılmasını sağlamak.
11. İlçemizdeki vatandaşlarımızın ihtiyaçlarını ve Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak üzere anketler düzenleyip kamuoyu bilgisine başvurmak.
12. Belediye faaliyetlerinin geniş halk kitlelerine duyurulması amacıyla bastırılan Bülten, dergi, broşür, kitapçık, takvim, ajanda, kalem, magnet, kısa film veya belgesel formatında CD-DVD’ler vb. materyallerinden oluşan çantalar hazırlatarak toplantılarda vatandaşlara, heyetlere ve gerekli görülen yerlerde dağıtımını için ilgili müdürlüklerle koordinasyon kurmak.
13. Ulusal ve Yerel yayın yapan günlük gazetelerden, Radyo, Tv ve sanal basını takip ederek, Belediye'nin leh veya aleyhinde yayınlanan haberlerle ilgili olarak siyaset, ekonomik ve sosyal olaylarla ilgili haber kupürlerinin derlenerek dijital arşiv oluşturulması.
14. Türkoğlu Belediyesinin medyada haber olma oranlarıyla ilgili istatistik verileri tutar ve analizlerin yer aldığı raporlar hazırlar,
15. Müdürlük bütçesinin müdürle beraber hazırlanması ve stratejik plana uygun yönetimi,

C-Basın  Yayın Biriminin görevleri aşağıda sayılmıştır:

1. Belediye başkanının günlük programlarının takibinin yapılması, Belediye çalışmalarının ve organizasyonlarının takip edilerek fotoğraf ve kamera ile kayda alınmasını sağlamak.
2. Belediye hizmetlerinin, vatandaşlara en yakın yerlerde ve en uygun yöntemlerle sunulmasını sağlayıcı teklifler, tedbirler almak.
3. Basın-Yayın mensuplarının kamuoyunda etkinliği olan kişi ve kuruluşların Belediyemizle iyi ilişkilerinin geliştirilmesine ve muhafaza edilmesine yönelik çalışmalar yapmak, karşılıklı ziyaretlerde ve görüş alış verişinde bulunmak.
4. Basında çıkan yanlış, hatalı ve eksik haberlerin tespit edilerek ilgili müdürlüklerden doğru bilgilerin alınması, açıklama, duyuru veya tekziplerin yazılı, görsel, sanal basına ulaştırılması ve arşivlenmesi.
5. Vatandaşların basın yayın organlarında yer alan şikayet, görüş ve önerilerini ilgili birimlere iletmek ve hassasiyetle takip etmek.
6. Belediye Başkanı’nın medya ile gerçekleşecek randevularını, Özel Kalem Müdürlüğü tarafından hazırlanmış olan Belediye Başkanının günlük programını takip ederek, Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde çalışmak, gerekli toplantı açılış ve programları için Yerel basına bilgi vermek. Belediye başkanının basın toplantılarını organize edilmesini sağlamak. Belediye Başkanlığı'nca verilecek brifing ve toplantıların organizasyonunu yapmak.
7. Vatandaşlarımızın çeşitli konularda (düğün, hac, esnaf ziyareti, faaliyet, açılış, vatandaşlarımızın makam ziyareti vb.) başkanımızla çekilen fotoğraflarını çerçeveli olarak kendilerine takdim etmek.
8. Film, video, vb. konularda arşiv kurmak, geliştirmek, birimin ve müdürlüklerin faydalanmasını sağlamak. Belediye faaliyetlerinin tanıtımına yönelik tanıtım videoları hazırlamak
9. Belediyeye ait olan www.turkoglu.bel.tr resmi web sitesinin içeriklerinin güncellenmesini sağlamak.
10. Belediye ve Belediye Başkanına ait sosyal medya hesaplarının yönetimini sağlamak.
11. Belediye çalışmalarının, organizasyonlarının, duyuru, kutlama ve ilanlarımızın tasarımlarının hazırlanıp LED ekranda yayınlamasını sağlamak.
12. Afiş, davetiye, zarf, pankart, bina-duvar–araç giydirmeleri, el ilanları, föy dosya, teşekkür ve katılım belgesi, poşet tasarımı, broşür, kurumsal kimlik tasarımı (Antetli kağıt, kartvizit, cd kabı, diplomat zarf, kurumsal dosya, basın dosyası, not kağıtları vb.) takvim, ajanda, defter, gazete ilan tasarımı, etiket tasarımı, tebrik kartı, kitapçık tasarımı, Başlıkları altında tüm tasarım uygulamalarını alternatifli olarak çalışıp, alınan onaylar doğrultusunda baskı öncesi hazırlıklarını gerçekleştirmek.
13. Belediye tarafından yapılan ve resmi açılışı yapılacak yerlerin gerekli tanıtım çalışmalarını yapmak ve ilgili birimlerle işbirliği içerisinde yürütülmesini sağlamak.
14. Belediye Meclisi toplantı günü, gündemini ve yerini çeşitli yöntemlerle halka ve basın kuruluşlarına duyurulmasını sağlamak.
15. Meclis görüşlerini, meclisin kararıyla sesli ve görüntülü kamera kaydı ve fotoğraflanmasını sağlamak.
16. Müdürlük ile ilgili kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmaları yapmak ve takibini sağlamak.

D-Halkla İlişkiler Biriminin görevleri aşağıda sayılmıştır:

16. Vatandaşlarımızı güler yüzlü, hoşgörülü, saygılı, sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden talepleri ile ilgili işlemlerin takibinde veya yönlendirilmesinde her vatandaşa eşit davranmak.
17. Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikaların halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek,
18. Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,
19. Belediye'nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek.
20. İlçe halkının Türkoğlu Belediyesi hizmetlerine yönelik şikâyetlerinin ve taleplerinin alınması ve ilgili birimlere yönlendirilmesi faaliyetlerini yürütmek,
21. Halkla İlişkiler yüz yüze başta olmak üzere, telefon, fax, e-mail, web üzerinden vb. usullerle halktan gelen talepleri almakta ve gerek değerlendirme gerekse çözüm için ilgili birimlere göndermekte; İlgili Birimlerden gelen çözüm önerileri ve cevapları da başvuru sahibinin tercihi olan iletişim usulüne göre geri bildirim yaparak çözümle kapatmaktadır. Tüm bu veriler veri tabanımızda saklanmaktadır. Sistem başvuru içeriklerine göre raporlamaya ve istenen türe göre veri listeleri almaya müsaittir.
22. Hızlı Çözüm, Denetleme, Gizlilik ve Değer Verme prensipleriyle profesyonel çalışma anlayışını hayata geçiren birimimiz en gelişmiş teknolojik araçları kullanarak, her türlü iletişim aracıyla en kolay şekilde Belediyemiz hizmetlerinden faydalanabileceği bir yapıda oluşturmuştur.
23. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yapılarak bilgilendirilir.
24. Belediyemize gelen vatandaşların kurum içi ve dışı yönlendirmelerini sağlar.
25. Resmi Kurumlar, Sivil Toplum Örgütleri ile gerekli zamanlarda eğitim çalışmaları ve ortak hareket etme noktasında görüşmelerde bulunmak.

MADDE - 10: Tüm Personel

BÖLÜM 3

ORTAK HÜKÜMLER

• Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranmak
• Müdürlüğe ait bilgi ve belgeleri gizlilik derecesine uygun olarak arşivlemek
• Müdürlük içerisinde yapılacak olan işlerin hepsini görev kabul edip yardımlaşmayla seri bir çözüme kavuşturmak.
• Mesai saatleri içerisinde kılık - kıyafet yönetmeliğine uygun giyinmek ve mesai saatlerine riayet etmek.
• Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmak, günlük işler hakkında müdüre bilgi vermek.
• Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
• Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte saklanır.
• Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için gayret göstermek.

MADDE - 11 : Gelen-Giden Evraka Yapılacak İşlemler

• Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
• Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.

MADDE - 12 : Arşivleme ve Dosyalama

• Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir.
• Dosyalama işleminde konularına göre ayrı ayrı yapılır. o Kurum içi Yazışmalar o Asker Aile Yardımı o Tahakkuk Ödeme Emirleri Dosyası o CİMER o Bilgi Edinme o Abone Olunan Basın Yayın Kuruluşları 7 o Zimmet Dökümü o TMY o İhale Dosyaları

MADDE - 13 : Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar, Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

BÖLÜM 4

ÇEŞİTLİ ve SON HÜKÜMLER

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

MADDE - 14: Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE - 15: İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 16 Bu yönetmelik 17 Maddeden oluşup, Türkoğlu Belediye Meclisinin kararından sonra yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 17 Bu yönetmelik hükümlerini Türkoğlu Belediye Başkanı yürütür.